Salesforce Rechnungen erstellen und verwalten

Dein Sales-Team schließt einen Deal in Salesforce ab. Die Opportunity wird als gewonnen markiert, der Kunde ist bereit, und der nächste Schritt sollte einfach sein: Rechnung erstellen, versenden, Zahlungseingang verfolgen und bei Zahlungsverzug nachfassen.

In vielen Unternehmen bricht der Prozess genau an dieser Stelle ab. Salesforce enthält die Kunden-, Angebots-, Opportunity- und Auftragsdaten – aber die Rechnung entsteht woanders. Finance überträgt die Daten manuell in ein Buchhaltungstool, prüft die Positionen von Hand, verschickt das PDF und verfolgt den Zahlungsstatus später in einem separaten System.

Salesforce-Rechnungsstellung kann diese Lücke schließen – aber nur, wenn du verstehst, was Salesforce nativ bietet, wofür du Salesforce Billing oder Revenue Cloud brauchst und wo zusätzliche Rechnungsautomatisierung nötig ist. Dieser Ratgeber erklärt, wie die Rechnungsstellung in Salesforce funktioniert, was du vor dem Setup klären solltest und wann eine Salesforce-Rechnungs-App sinnvoll ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

Kannst du Rechnungen in Salesforce erstellen?

Ja, aber die vollständige Rechnungserstellung erfordert meist Salesforce Billing, Revenue Cloud, ein individuelles Setup oder eine AppExchange-Lösung. Sales und Service Cloud verwalten Angebote, Opportunities, Accounts und Aufträge – Rechnungserstellung und -verwaltung sind in einem Standard-Sales-Cloud-Setup aber nicht automatisch enthalten.

Erstellt Revenue Cloud Billing (früher Salesforce Billing) Rechnungen?

Ja. Salesforce Billing kann Rechnungen aus Aufträgen und Abrechnungsplänen generieren – abhängig von Lizenz, Konfiguration, Produkten, Abrechnungsregeln und dem Rechnungsplan-Setup.

Kann Salesforce Rechnungs-PDFs automatisch versenden?

Mit dem passenden Billing- und Dokumentengenerierungs-Setup kann Salesforce Rechnungsdokumente erstellen und versenden – meist über Salesforce Billing, Templates, Flow, API oder eine Kombination davon. Das konkrete Setup hängt von deiner Salesforce-Umgebung ab.

Enthält Salesforce Mahnwesen und Zahlungserinnerungen?

Salesforce Billing deckt die Rechnungserstellung ab, aber viele Teams brauchen zusätzliches Setup für Zahlungserinnerungen, Mahnwesen, Forderungs-Reporting und Zahlungsabgleich.

Kannst du Rechnungen in Salesforce erstellen?

Ja, Salesforce kann die Rechnungsstellung unterstützen – aber die Antwort hängt davon ab, was du konkret unter „Rechnungen erstellen" verstehst.

Willst du nur Rechnungsinformationen speichern, reichen Standard- oder Custom Objects. Brauchst du die Rechnungserstellung aus Aufträgen, Abrechnungsplänen, Steuerregeln und Rechnungs-PDFs, landest du meist bei Salesforce Billing oder Revenue Cloud. Willst du den kompletten Rechnungs-Lifecycle abbilden – inklusive Erinnerungen, Forderungs-Reporting und Zahlungsabgleich – brauchst du oft zusätzliche Konfiguration oder eine AppExchange-App.

Diese Unterscheidung ist wichtig, weil viele Teams davon ausgehen, Salesforce-Rechnungsstellung sei ein einzelnes Feature. In der Praxis ist Rechnungsstellung ein Prozess. Er beginnt mit Angebots-, Opportunity-, Auftrags- oder Projektdaten und reicht über Rechnungserstellung, Versand, Zahlungsverfolgung, Erinnerungen und Reporting bis zur Übergabe an die Buchhaltung.

Wie die Rechnungserstellung in Salesforce funktioniert

In einem typischen Salesforce-Billing-Setup entstehen Rechnungen aus Auftrags- und Abrechnungsdaten. Ein Angebot oder eine Opportunity wird zum Auftrag. Der Auftrag enthält Produkte, Preise, Kundendaten, Mengen, Termine und Zahlungsbedingungen. Abrechnungspläne legen dann fest, wann Rechnungen erstellt werden.

Vereinfacht sieht der Ablauf so aus:

- Angebot oder Opportunity wird zum Auftrag

- Der Auftrag wird für die Abrechnung aktiviert

- Abrechnungspläne definieren das Rechnungs-Timing

- Salesforce generiert die Rechnungsdatensätze

- Rechnungsdokumente können erstellt und versendet werden

- Zahlungen und Nachverfolgung werden separat getrackt

Genau hier kann Salesforce seine Stärke ausspielen. Kunden-, Produkt- und Vertriebsdaten liegen bereits im CRM. Ist die Rechnungserstellung mit diesen Datensätzen verknüpft, muss Finance Kundennamen, Adressen, Positionen oder Beträge nicht erneut in ein separates Tool eintippen.

Die Herausforderung: Rechnungserstellung ist nur ein Teil des Prozesses.

Was du vor der Rechnungserstellung in Salesforce klären solltest

Bevor du die Rechnungsstellung in Salesforce einrichtest, solltest du erst den Prozess klären. Sonst konfigurieren Teams das Tool oft um eine unklare Abrechnungslogik herum und beheben die Lücken erst im Nachhinein.

Starte mit diesen Fragen:

- Wo soll die Rechnung ihren Ursprung haben? Bei Opportunities, Angeboten, Aufträgen, Verträgen, Projekten, Zeiterfassung, Abos oder Meilensteinen?

- Welche Rechnungsarten brauchst du? Einmalig, wiederkehrend, meilensteinbasiert, nutzungsbasiert, Gutschriften oder Teilrechnungen?

- Wer prüft Rechnungen vor dem Versand?

- Welche Daten müssen stimmen? Steuerinformationen, Rechnungsadresse, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen, Positionen, Rabatte und Daten zur Rechtseinheit – all das spielt eine Rolle.

- Was passiert nach dem Versand? Wer verfolgt Zahlungen, mahnt überfällige Rechnungen an und meldet offene Forderungen?

Wo natives Salesforce Billing an seine Grenzen stößt

Salesforce Billing deckt wichtige Teile der Rechnungserstellung ab – vor allem, wenn die Abrechnung mit Aufträgen, Plänen und Revenue-Prozessen verknüpft ist. Für Unternehmen mit komplexen Quote-to-Cash-Anforderungen kann es die richtige Grundlage sein.

Aber viele Teams brauchen mehr als reine Rechnungserstellung. Der praktische Rechnungs-Lifecycle umfasst oft:

- Rechnungserstellung

- Rechnungs-PDF-Generierung

- Rechnungsversand

- Zahlungsverfolgung

- Zahlungserinnerungen

- Mahnwesen

- Forderungs-Reporting

- Zahlungsabgleich

- Übergabe an die Buchhaltung

Genau hier entstehen oft Lücken. Ein Team erstellt Rechnungen in Salesforce, verschickt Erinnerungen aber weiterhin manuell. Oder der Rechnungsstatus wird in Salesforce getrackt, der Zahlungsabgleich läuft aber in einem separaten Banking- oder Buchhaltungssystem. Oder es gibt Rechnungsdatensätze, aber keine klare Übersicht über überfällige Forderungen (Aging).

Das Ergebnis: ein Prozess, der in Salesforce beginnt, aber weiterhin von manueller Nacharbeit außerhalb von Salesforce abhängt.

Checkliste: Salesforce-Rechnungs-Setup

Bevor du dich für ein Salesforce-Rechnungs-Setup entscheidest, geh diese Checkliste durch.

- Entstehen Rechnungen aus Opportunities, Aufträgen, Verträgen, Projekten oder Zeiterfassung?

- Brauchst du einmalige, wiederkehrende, meilensteinbasierte oder nutzungsbasierte Rechnungen?

- Welche Felder müssen auf jeder Rechnung stehen?

- Wer prüft die Rechnungsdaten vor dem Versand?

- Brauchen Rechnungen unterschiedliche Vorlagen je nach Land, Sprache, Kundentyp oder Rechtseinheit?

- Wie werden überfällige Rechnungen heute nachverfolgt?

- Brauchst du automatisiertes Mahnwesen oder reichen manuelle Erinnerungen?

- Wo soll der Zahlungsstatus sichtbar sein?

- Müssen Zahlungen mit Rechnungsdatensätzen abgeglichen werden?

- Welches Buchhaltungssystem braucht Rechnungs- oder Zahlungsdaten?

- Wer verantwortet den Prozess nach dem Go-live?

Nutze die Checkliste, um Rechnungserstellung von Rechnungsverwaltung zu trennen. Brauchst du nur die Grundfunktion, reichen Salesforce Billing oder ein individuelles Setup oft aus. Liegt dein eigentliches Problem bei Nachverfolgung, Forderungstransparenz, Mahnwesen oder Zahlungsabgleich, solltest du den gesamten Rechnungs-Lifecycle bewerten, nicht nur das Rechnungs-PDF.

Wann sich Rechnungsautomatisierung in Salesforce lohnt

Rechnungsautomatisierung wird interessant, sobald die Rechnungsarbeit repetitiv, zeitkritisch oder fehleranfällig ist.

Ein einfaches Signal ist der monatliche Aufwand. Erstellt dein Team 20 Rechnungen pro Monat und dauert jeder Rechnungszyklus – von Erstellung über Prüfung, Versand, Nachverfolgung bis Reporting – 60 bis 120 Minuten, verbringst du bereits 20 bis 40 Stunden im Monat mit Rechnungs-Operations.

Das größere Problem ist meist nicht die erste Rechnung, sondern alles, was danach passiert. Ein Kunde bittet um eine Kopie. Eine Zahlung ist überfällig. Sales will wissen, ob die Rechnung verschickt wurde. Finance braucht einen Aging-Report. Jemand prüft das Bankkonto und aktualisiert den Rechnungsstatus manuell.

Laufen diese Schritte in separaten Tools, zeigt Salesforce nicht mehr das vollständige Kunden- oder Umsatzbild.

Wo EasyFlow Invoices ansetzt

EasyFlow Invoices ist für Teams gebaut, die mehr vom Rechnungs-Lifecycle direkt in Salesforce abbilden wollen.

Statt Rechnungserstellung als separate Finance-Aufgabe außerhalb des CRM zu behandeln, hält EasyFlow Rechnungsdatensätze, Kundendaten, Erinnerungen und Forderungstransparenz nah am Salesforce-Prozess. Das ist besonders relevant für Teams, die den Wechsel zwischen Salesforce, Buchhaltungstools, Spreadsheets und manuellen Erinnerungs-Workflows reduzieren wollen.

EasyFlow unterstützt Rechnungserstellung, Rechnungsverwaltung, Mahnwesen und Forderungstransparenz direkt in Salesforce. Je nach Setup lässt es sich auch mit anderen cloudworx-Apps für projektbasierte Abrechnung oder Zahlungsabgleich verbinden.

Es geht nicht darum, jedes Finance-System zu ersetzen. Es geht darum, die operative Rechnungsarbeit dort sichtbar zu halten, wo Sales-, Service-, Projekt- und Finance-Teams ohnehin schon arbeiten.

Fazit: Salesforce-Rechnungsstellung ohne Lücken

Bei Salesforce-Rechnungsstellung geht es nicht nur darum, ein PDF zu erzeugen. Die eigentliche Frage ist, wie viel vom Rechnungs-Lifecycle in Salesforce stattfinden soll.

Braucht dein Team nur die Rechnungserstellung aus Aufträgen, reicht Salesforce Billing möglicherweise aus. Braucht ihr zusätzlich Erinnerungen, Forderungs-Reporting, Zahlungsabgleich und weniger manuelle Nacharbeit, lohnt sich der Blick auf eine native Salesforce-Rechnungs-App.

Wenn du herausfinden willst, ob EasyFlow zu eurem Rechnungsprozess passt, sichere dir einen kostenlosen Live-Demo-Call mit einem unserer Experten.