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EasyFlow Rechnungen

1. Einführung

Die folgende Dokumentation gibt dir detaillierte Informationen zum Tool und beschreibt alle notwendigen Schritte, die bezüglich Installation und Konfiguration zum erfolgreichen Einsatz von EasyFlow Rechnungen notwendig sind.

Solltest du an einer Stelle Unterstützung benötigen, melde dich gerne jederzeit per E-Mail an support@easyflowapps.com bei uns und wir helfen dir umgehend weiter!

1.1. Allgemeine Funktionen der App

EasyFlow Rechnungen bietet dir umfassende Funktionalitäten zum Rechnungsmanagement direkt in deiner eigenen Salesforce-Umgebung:

  • Einfache und intuitive Rechnungserstellung
  • Einfaches Hinterlegen und Tracken von Zahlungseingängen
  • Automatische Erzeugung von Dokumentennummern (Rechnungen, Mahnungen und Stornierungen), die von dir einfach selbst konfiguriert werden kann
  • Automatische Rechnungsstatusanpassung auf „Bezahlt“ bei Zahlungseingang
  • Automatische Mahnungserstellung anhand von Mahnstufen
  • Einfache Übersicht über Mahnprozesse anhand von Statusanzeigen
  • Automatische Erstellung von Stornierungsdatensätzen
  • Möglichkeit der Einhaltung der GoBD-Konformität

Diese Auflistung dient der Übersicht. Im weiteren Verlauf werden wir diese Funktionen einzeln und detailliert beschreiben.

1.2. Voraussetzungen für den Einsatz von EasyFlow Rechnungen

Um EasyFlow Rechnungen nutzen zu können, ist die Erfüllung einiger Voraussetzungen notwendig. Welche das sind, erfährst du im Folgenden:

EasyFlow baut standardmäßig auf der Nutzung einer Salesforce SalesCloud Enterprise Edition auf. Höhere Editionen der SalesCloud werden selbstverständlich ebenfalls unterstützt. Ein Einsatz in einer Professional Edition ist ebenso möglich. Deine Nutzer können EasyFlow mit einer SalesCloud oder einer Platform Lizenz verwenden. Beachte, dass bei der Platform Lizenz kein Zugriff auf das Opportunity Objekt besteht, das für die Erstellung von Rechnungen notwendig ist. Auf alle Custom Objekte, also Rechnungen, Mahnungen, Stornierungen und Zahlungen, haben deine Platform Lizenz Nutzer jedoch Zugriff.

Zudem müssen für einen vollständigen Funktionsumfang die Funktionen „Notizen“, „Angebote“ und „Pfad“ aktiviert sein:
> Gehe dazu zur Überprüfung auf „Setup“
> Gib in die Schnellsuche „Angebote“, „Notizen“ und „Pfad“ ein
> Überprüfe, dass „Aktiv“ eingestellt ist

Hinweis: Du kannst EasyFlow Rechnungen aber auch ohne Angebote nutzen.

1.3. Die Oberflächen von EasyFlow Rechnungen

Die Oberfläche zur Konfiguration und Nutzung von EasyFlow Rechnungen setzt sich ausschließlich aus nativen Salesforce-Bestandteilen zusammen. Hierbei kann zwischen zwei Ansichten, jeweils für den EasyFlow Administrator und den EasyFlow Nutzer, unterschieden werden. Der EasyFlow Nutzer hat zusätzlich die Möglichkeit in der Konsolen-Ansicht zu arbeiten.

1.3.1. Administratorenansicht

Folgende Reiter findest du in der Applikation EasyFlow Rechnungen Admin:

Tab Beschreibung
Konfigurationen Mithilfe eines im Rahmen der Installation erstellten „EasyFlow Rechnungen Konfiguration“-Datensatzes regelst du die grundsätzliche Konfiguration der Anwendung.
Phaseneinstellungen Hier verwaltest du die automatische Erzeugung eines Rechnungsdatensatzes abhängig von der Opportunity Phase.
Mahnstufen Hier kannst du definieren, wann ein Mahndatensatz in Abhängigkeit des Fälligkeitsdatums automatisiert erzeugt werden soll.
Nummernkreise Hier kannst du das gewünschte Nummernkreisformat für Rechnungen, Mahnungen und Stornierungen definieren.
Benachrichtigungseinstellungen Hier richtest du Push-Benachrichtigungen für einen oder mehrere Salesforce-Nutzer ein.

1.3.2. Nutzeransicht

Folgende Reiter findest du in der Applikation EasyFlow Rechnungen und EasyFlow Rechnungen Konsole. Je nach Präferenz kann zwischen Konsolen- und Standard App-Ansicht gewählt werden:

Tab Beschreibung
Home Auf dem Home-Interface findest du aktuelle Dashboards, die eine Übersicht über offene, versendete und überfällige Rechnungen sowie erhaltene Zahlungen liefern.
Accounts* Standardmäßig in Salesforce verfügbares Objekt. Hier kannst du die Informationen zu deinen Kunden als Geschäftsaccounts speichern.
Kontakte* Standardmäßig in Salesforce verfügbares Objekt. Hier kannst du die Informationen über die Personen speichern, mit denen du Geschäfte tätigen möchtest. Die Kontakte können den Accounts zugeordnet werden.
Opportunities* Standardmäßig in Salesforce verfügbares Objekt. Opportunities sind Geschäftsabschlüsse in Bearbeitung, hier kannst du also deine potenziellen Geschäfte nachverfolgen. Opportunities sind mit den Accounts verknüpfbar.
Rechnungen Hier kannst du deine Rechnungen verwalten.
Mahnungen Hier kannst du deine Mahnungen verwalten.
Zahlungen Hier kannst du deine Zahlungen verwalten.
Stornierungen Hier kannst du deine Stornierungen verwalten.

* Salesforce Standardobjekte

2. Installation und Setup

Zur Nutzung von EasyFlow Rechnungen sind einige vorbereitende Schritte notwendig. Diese umfassen die Installation des Tools selbst, aber auch weiterführende konfigurative Maßnahmen, die wir in diesem Kapitel beschreiben.

Hinweis: Bei dem Erwerb von EasyFlow Rechnungen bieten wir einen kostenlosen Einrichtungsservice an! Schreib uns einfach eine E-Mail an support@easyflowapps.com.

2.1. Installation

Die Installation von EasyFlow Rechnungen erfolgt via AppExchange.

Wenn du auf der Installations-Seite bist, wähle „Nur für Administratoren“. Diese Auswahl ist erforderlich, da sonst auch nicht-autorisierte Nutzer Zugriff auf sensible Daten erhalten könnten.

Klicke auf „Installieren“ und bestätige „Ja, Zugriff auf diese Drittanbieter-Websites gewähren”. Im Rahmen der Installation muss Freigabe auf die Ansprache unterschiedlicher Schnittstellen gewährt werden.

Mit "Weiter" wird die Installation gestartet.

Sobald deine Installation abgeschlossen ist, findest du alle dem Package zugehörigen Komponenten in deiner Org. Du kannst sie an dem Namensbereich „EasyFlow Rechnungen“ erkennen.


Möglicherweise erscheint eine Benachrichtigung mit folgendem Inhalt: „Die Installation dieser Anwendung nimmt einige Zeit in Anspruch. Sie erhalten eine E-Mail, wenn die Installation abgeschlossen ist.” Wenn eine solche Meldung zum ersten Mal bei dir erscheint, keine Sorge. Klicke einfach auf „Fertig“. Salesforce teilt dir dann per E-Mail mit, ob die Installation erfolgreich war.


Nach beendeter Installation empfehlen wir die Überprüfung der Installation im Bereich „Pakete“ unter „Installierte Pakete“ im Salesforce Setup.

2.2. Vergabe von Nutzungsrechten

Die Nutzung der Applikation setzt die Vergabe bestimmter Rechte an gewünschte Salesforce-User voraus. Grundsätzlich wird hierbei nach der Art der Nutzung unterschieden:

  • EasyFlow Rechnungen-Lizenzen
  • Salesforce-Berechtigungssätze

EasyFlow Rechnungen-Lizenzen werden im Bereich "Installierte Pakete", direkt beim dort gelisteten EasyFlow Rechnungen-Paket, zugewiesen. Klicke dazu auf die Schaltfläche "Lizenzen verwalten" und ordne die gewünschten Nutzer zu.

Die Zuweisung der Salesforce-Berechtigungssätze erfolgt separat. Folgende Arten von Salesforce-Berechtigungssätzen werden in EasyFlow Rechnungen unterschieden:

  • EasyFlow Rechnungen-Admin: für den administrativen Vollzugriff auf alle Bereiche der Applikation.
  • EasyFlow-User: für den Anwenderzugriff auf die EasyFlow Rechnungen und Konsolen App.

Zur Zuweisung dieser Berechtigungssätze suche im Setup nach „Berechtigungssätze“.

Suche in der Liste nach „EasyFlow Rechnungen Admin“ und „EasyFlow Rechnungen User“ und klicke auf das jeweilige Set an Rechten, das du einem Benutzer vergeben willst.

Gehe auf „Zuweisungen verwalten“ und füge die gewünschten Benutzer mittels Ankreuzen der Checkbox hinzu.


WICHTIG: Essentiell ist zudem die Freigabe der standardmäßig mit EasyFlow Rechnungen mitgelieferten Dashboards und Reports. Hierzu bitte in die Standard-Tabs für "Reports" und "Dashboards" in der Salesforce-Oberfläche wechseln und dort jeweils (!) in den Freigabeeinstellungen des mit der Installation von EasyFlow Rechnungen hinzugefügten Ordners "EasyFlow Rechnungen" diesen für die Gruppe aller internen Nutzer freigeben. Zu finden ist diese Freigabemöglichkeit folgendermaßen: Suche über die Suchfunktion Berichte bzw. Dashboards > Alle Ordner > EasyFlow Rechnungen > Freigeben (über die Pfeilfunktion rechts). Wird dieser Schritt versäumt, kann der Homescreen der EasyFlow Rechnungen-Apps für Nutzer ohne Administratorlizenz nicht korrekt dargestellt werden.


2.3. Sichtbarkeit der Felder

Im Rahmen des Security-Reviews werden die Rechte der Nutzer auf gewisse Felder geprüft. Ist ein Feld für einen Nutzer nicht sichtbar, schlägt diese Prüfung fehl. Es muss daher sichergestellt werden, dass sämtliche Felder sichtbar sind. Einige der Rechte sind in den meisten Fällen automatisch gegeben, es ist jedoch sinnvoll, diese einmal initial zu prüfen.

Konkret betrifft das die Objekte "Order", "Order Product", "Quote" und "Quote Line Item".

Diese findest du im Setup beim Object Manager. Die Sichtbarkeit der Felder kannst du wie folgt prüfen:

Objekt im Object Manager auswählen > Fields & Relationships > das jeweilige Feld auswählen > Set Field-Level Security > Die Haken bei "Visible" müssen gesetzt sein.

Prüfe folgende Felder:

Objekt Feld
Order Id
AccountId
Description
QuoteId
Status
Order Product Id
OrderId
Quantity
QuoteLineItemId
TotalPrice
UnitPrice
Quote Id
Quote Line Item Id
OpportunityLineItemId
SortOrder

2.4. Verwaltung des Konfigurationsdatensatzes

Erster Schritt in der Konfiguration der Applikation ist die Verwaltung des Konfigurationsdatensatzes. Standardmäßig sind Voreinstellungen im Konfigurationsdatensatz hinterlegt. Diese können jedoch nach eigenen Wünschen frei konfiguriert werden.

Suche zunächst im App Launcher oder über die Suchfunktion die „EasyFlow Rechnungen Admin“-Applikation. Wechsle in den für diesen Schritt benötigten „Konfigurationen“-Reiter.

Hier kannst du einmalig im Datensatz Angaben zu den grundlegenden Konfigurationsparameter anlegen .Folgende Felder können konfiguriert werden:

Feld Typ Beschreibung
Automationen Formelfeld Sollte standardmäßig angehakt sein. Zeigt an, ob zeitbasierte Automationen (siehe Benachrichtigungseinstellungen und Mahnstufen) aktiviert sind. Über den Button „Automationen“ kann die Aktivierung vorgenommen werden.
Fälligkeit Optional Hier kannst du die Anzahl der Tage (numerische Eingabe) bis zur Fälligkeit einer Rechnung eintragen. Standardmäßig sind 14 Tage voreingestellt.
GoBD-Konformität Optional Hier kannst du die Einstellung zur Wahrung der GoBD-Konformität durchführen. Ist diese Option gewählt, können Rechnungsdatensätze und Rechnungsdokumente nach Versand nicht mehr bearbeitet werden.
Mehrwertsteuersatz Optional Hier kannst du den API-Namen des Mehrwertsteuerfeldes, welches du auf Ebene des Opportunity Products angelegt hast, hinterlegen. Dann wird automatisch die dort hinterlegte Mehrwertsteuer in den entsprechenden Rechnungsdatensatz übernommen.

Mehr zum Konfigurationsdatensatz (und bereits zu den Phaseneinstellungen unter Punkt 2.4) findest du im Video:

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2.5. Verwalten von Phaseneinstellungen

Du hast die Möglichkeit die automatische Erzeugung von Rechnungsdatensätzen anhand der jeweiligen Opportunity Phase selbst zu konfigurieren. Standardmäßig ist „Closed Won“ eingestellt. Falls Du einen individuellen Vertriebsprozess durch eigens angelegte Opportunity Phasen abbildest, solltest Du Deine Phaseneinstellung anpassen.

Feld Typ Beschreibung
Name Pflichtfeld Hier kannst du einen frei wählbaren Namen für deine Phaseneinstellung angeben.
Phase Pflichtfeld Hier kannst du den Namen der Opportunity Phase, bei deren Erreichung ein Rechnungsdatensatz erzeugt werden soll, hinterlegen. Standardmäßig ist „Closed Won“ hinterlegt.
Aktion Pflichtfeld Definiert den Datensatz, der bei Erreichung der entsprechend eingestellten Opportunity Phase erstellt werden soll. Standardmäßig ist Rechnung eingestellt.
Reihenfolge Optional Hier kannst du die Reihenfolge festlegen, in der die Phaseneinstellungen bei gleicher Phase und Aktion angewendet werden sollen.
Zuordnung Optional Hier kannst du festlegen ob automatisch Abrechnungspositionen zu deiner Rechnung zugeordnet werden sollen. Der Wert den du hier einträgst wird dann als Prozent der totalen Summe automatisch auf der jeweiligen Position der Rechnung zugeordnet.

Mehr zum Konfigurationsdatensatz und den Phaseneinstellungen erfährst du in unserem kurzen Video:

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2.6. Einrichten von Mahnstufen

Über „Mahnstufen“ können unterschiedliche Mahnstufen hinterlegt werden, die die Anzahl an Tagen nach Fälligkeit einer Rechnung definieren. Wird die entsprechend definierte Anzahl an Tagen einer Mahnstufe erreicht, wird automatisch ein Mahnungsdatensatz erzeugt. Standardmäßig sind bereits 3 Mahnstufen nach 0, 7 und 14 Tagen hinterlegt. Hinweis: Achte darauf, dass „Automationen“ im Konfigurationsdatensatz aktiviert sind.

Schau dir einfach das Video an, um zu sehen, wie du Mahnstufen- und Benachrichtigungseinstellungen vornimmst.

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2.7. Einrichten von Nummernkreisen

Über „Nummernkreise“ kannst du für die Objekte Rechnungen, Mahnungen und Stornierungen gewünschte Nummernkreise festlegen. Diese können jedes Jahr, jeden Monat oder jeden Tag von vorne beginnen. Zudem kannst du selbst ein Muster definieren, standardmäßig ist die Laufzeit Jahr und das Standardmäßig ist das Muster 'RE-{YY}-{000000}' hinterlegt. Gültig sind folgende Mergefelder: {YY} oder {YYYY} zur Hinterlegung des entsprechenden Jahres. {MM} zur Hinterlegung des jeweiligen Monats. {DD} zur Hinterlegung des jeweiligen Tages. Zählerfeld {000000} zur Hinterlegung der gewünschten Anzahl an Ziffern, hierbei kann die Anzahl an Ziffern durch Hinzufügen oder Weglassen von '0' definiert werden.

2.8. Einrichten von Benachrichtigungen

Über "Benachrichtigungseinstellungen" können Push-Benachrichtigungen für einen oder mehrere Salesforce-Nutzer eingerichtet werden. Push-Benachrichtigungen werden dabei in folgenden Fällen erzeugt:

  • Bei Erstellung einer neuen Rechnung
  • Bei Erstellung einer neuen Mahnung
  • Bei Fälligkeitsüberschreitung einer Rechnung

Zur Einrichtung von Push-Benachrichtigungen klicke auf das Tab „Benachrichtigungseinstellungen“ und dann auf die Schaltfläche "Neu" in der "Benachrichtigungseinstellungen"-Liste, um einen neuen "Benachrichtigungseinstellungen"-Datensatz zu erzeugen.

Feld Typ Beschreibung
Nutzer Pflichtfeld Hier kannst du einen Nutzer, der die Benachrichtigung erhalten soll, eintragen.
Ereignisse Pflichtfeld Hier kannst du benachrichtigungsauslösende Ereignisse definieren. Möglich ist: Neue Rechnung, Neue Mahnung, Überfällige Rechnung.
Aktiv Pflichtfeld Definiert, ob die Benachrichtigungseinstellung aktiv ist.

2.9. Konfiguration und Anpassungen von Standard Objects

Da Salesforce bei Installation von Applikationen wie EasyFlow automatische Anpassungen an Standardobjekten nicht unterstützt, muss dies nach Installation einmalig manuell erfolgen. Dadurch passt sich EasyFlow Rechnungen nahtlos an deinen Salesforce Standard an.

Hinweis: Bei dem Erwerb von EasyFlow Rechnungen bieten wir einen kostenlosen Einrichtungsservice an! Schreib uns einfach eine E-Mail an support@easyflowapps.com.

2.9.1. Opportunities

Um relevante Informationen zu dem Projekt auch auf der Opportunity im Blick zu behalten, solltest du auf dem Opportunity Tab über „Setup“ > „Objekt bearbeiten“ > „Seitenlayout“ dem Opportunity Seitenlayout die Themenliste "Rechnungen" hinzufügen.

2.9.2. Opportunity Produkt

Um einen Mehrwertsteuersatz zu deinen angebotenen Produkten auf dem jeweiligen Opportunity Product hinzufügen zu können, solltest du ein Mehrwertsteuerfeld erzeugen und dem Layout hinzufügen. Akzeptiert sind Zahl- und Formelfelder. Achte darauf, dass der API-Name des Feldes in dem Konfigurationsdatensatz hinterlegt ist.

Wenn du dir den Betrag des Opportunity Produktes anzeigen möchtest, der bereits einer Rechnung zugeodnet worden ist, kannst du das Formelfeld "Zugeordneter Betrag" in das Opportunity Produkt Layout einfügen.

2.10. Testversion

Du hast die Möglichkeit, EasyFlow Rechnungen für 30 Tage völlig kostenfrei vollumfänglich zu testen. Du benötigst dafür keinerlei Kreditkarteninformationen. Nach 30 Tagen läuft die Testphase automatisch aus und du kannst auf EasyFlow Rechnungen nicht mehr zugreifen.

Falls du EasyFlow Rechnungen in einer Sandbox testen möchtest, funktioniert der Installationsprozess grundsätzlich exakt wie in der Live-Umgebung.

2.11. Lizenzen kaufen

Dieser Schritt ist besonders wichtig, damit du EasyFlow Rechnungen dauerhaft nutzen kannst!
Die Lizenzgebühren für die Nutzung von EasyFlow Rechnungen werden per Lastschriftverfahren von dem von dir angegebenen Konto eingezogen. So kannst du deine entsprechenden Informationen hinterlegen:

> In der EasyFlow-App findest du im Reiter „Konfiguration" den Button "Lizenzen managen". Klickst du auf den Button, öffnet sich eine Login-Seite zu deinem License-Management-Bereich. In diesem Kundenportal findest du alle wichtigen Daten zu deinen EasyFlow-Lizenzen, Zahlungsinformationen, aber auch die Möglichkeit, per Klick weitere Lizenzen hinzuzubuchen.

> Um dich einzuloggen, erhältst du per E-Mail einen individuellen Code, den du zum Anmelden in der Login-Maske eingibst.

> Nach dem Login öffnet sich die Übersichtsseite mit einigen Hinweisen, welche Informationen du uns mitteilen musst, damit du EasyFlow in Zukunft nutzen kannst.

> Klicke auf "Check your billing address". Dort kannst du eine gültige Rechnungsadresse hinterlegen. Klicke anschließend auf "Check your SEPA direct debit mandate", um ein gültiges SEPA-Lastschriftmandat zu erteilen. Du findest die Eingabemasken für deine Daten auch unten in den Reitern "Billing" und "Payment".

> Nachdem du die notwendigen Daten eingegeben und gespeichert hast, erhältst du von uns per E-Mail eine Bestätigung und ein Dokument mit allen Informationen zu deinem SEPA-Lastschriftmandat.

Beachte: Die E-Mail mit der Bestätigung wird an die E-Mail-Adresse gesendet, die beim EasyFlow-Download im Salesforce AppExchange angegeben wurde.

3. Wichtige Oberflächen zur operativen Nutzung

Im Folgenden findest du eine detaillierte Übersicht über die Oberflächen der Objekte von EasyFlow Rechnungen, dazu gehören Rechnungs-, Mahnungs-, Stornierungs- und Zahlungsobjekt sowie Belege und Begleichungen.

3.1. Der Rechnungsdatensatz

Der Rechnungsdatensatz hat zwei Reiter: Verwandt und Details. Unter „Verwandt“-Reiter findet man sämtliche Themenlisten, sowie Notizen und Dateien. Unter dem „Detail“-Reiter findest du folgende Felder:

Feld Typ Beschreibung
Name Auto-Nummer Nummer des Rechnungsdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung einer Rechnung vergeben.
Account Formelfeld Verweist auf den entsprechen den Kundenaccount.
Opportunity Optional Verweist auf den entsprechenden Opportunity-Datensatz, der abgerechnet wird.
Rechnungsnummer Optional Hier kannst du die Rechnungsnummer definieren. Die Rechnungsnummer wird automatisch erstellt, wenn ein entsprechender Nummernkreis hinterlegt ist (siehe „Anlegen von Nummernkreisen“).
Status Pflichtfeld Hier kannst du den Rechnungsstatus definieren; verfügbare Rechnungsstatus sind Entwurf, Versendet, Bezahlt, Storniert.
Zahlungsstatus Formelfeld Hier siehst du ein Icon entsprechend dem Status des Rechnungsdatensatzes, um den Zahlungsstatus anhand einer Visualisierung auf einen Blick erkennen zu können.
Datum Optional Hier kannst du das Datum der Rechnungsstellung definieren. Dies wird bei Rechnungserzeugung aus der Opportunity automatisch hinterlegt, ist aber veränderbar.
Fälligkeit Optional Hier siehst du die Anzahl der Tage bis zur Fälligkeit der Rechnung. Standardmäßig wird der Wert des Feldes „Fälligkeit“ aus der Konfiguration übernommen, siehe „Anlegen von Fälligkeiten“.
Fälligkeitsdatum Formelfeld Hier siehst du das Fälligkeitsdatum, das sich aus dem Feld „Datum“ der Rechnungsstellung sowie dem Feld „Fälligkeit“, einer Zeitangabe in Tagen, berechnet.
Betrag Formelfeld Hier siehst du den Rechnungsbetrag (Netto) als Summe der entsprechenden, der Rechnung zugewiesenen Zuordnungen an (siehe „Erstellen eines Rechnungsdatensatzes“).
Mehrwertsteuer Formelfeld Hier siehst du die Mehrwertsteuer, die sich automatisch aus der in dem 'Opportunity Produkt' Datensatz hinterlegten Angabe berechnet. Dies setzt voraus, dass ein entsprechendes Feld angelegt wurde und der Feldname in der Konfiguration hinterlegt ist, siehe „Konfiguration von Opportunity Produkt“ und „Erstellen der Konfiguration“.
Gesamtbetrag Formelfeld Hier siehst du den Gesamtbetrag (brutto), berechnet aus Betrag zuzüglich der Mehrwertsteuer.
Gezahlter Betrag Formelfeld Hier siehst du den bereits gezahlten Betrag, wenn ein Zahlungsdatensatz der Rechnung zugeordnet worden ist (siehe „Hinterlegung von Zahlungseingängen“).
Offener Betrag Formelfeld Hier siehst du den offenen Betrag. Dieser berechnet sich aus Gesamtbetrag abzüglich des gezahlten Betrages.

3.2. Der Mahnungsdatensatz

Der Mahnungsdatensatz enthält zwei Reiter: Verwandt und Details. Unter „Verwandt“ findet man Notizen und Dateien. Unter dem „Detail“-Reiter findest du folgende Felder:

Feld Typ Beschreibung
Name Pflichtfeld Nummer des Mahnungsdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung einer Mahnung vergeben.
Mahnungsnummer Optional Hier kannst du die Rechnungsnummer definieren. Die Rechnungsnummer wird automatisch definiert, wenn ein entsprechender Nummernkreis hinterlegt ist (siehe „Anlegen von Nummernkreisen“).
Rechnung Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Rechnungsdatensatz.
Rechnungsnummer Formelfeld Zeigt die Rechnungsnummer des Rechnungsdatensatzes an, auf den in dem Feld „Rechnung“ verwiesen wird.
Status Pflichtfeld Hier kannst du den Mahnungsstatus hinterlegen, möglich ist „Entwurf“ und „Versendet“.
Datum Optional Hier kannst du das Mahnungsdatum hinterlegen. Wird die Mahnung automatisch anhand der hinterlegten Mahnstufen (siehe „Hinterlegung von Mahnstufen“) erzeugt, wird das Datum automatisch gesetzt.
Mahnstufe Pflichtfeld Hier kannst du hinterlegen, welcher Mahnstufe die Mahnung entspricht. Wird die Mahnung automatisch entsprechend der hinterlegten Mahnstufen erstellt, wird dies automatisch aktualisiert.

3.3. Der Stornierungsdatensatz

Der Stornierungsdatensatz enthält ebenfalls zwei Reiter: Verwandt und Details. Unter „Verwandt“ findet man Notizen und Dateien. Unter dem „Detail“-Reiter findest du folgende Felder:

Feld Typ Beschreibung
Name Pflichtfeld Nummer des Stornierungsdatensatzes, wird automatisch bei Erstellung einer Stornierung vergeben.
Rechnung Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Rechnungsdatensatz.
Stornierungsnummer Formelfeld Hier kannst du die Stornierungsnummer definieren. Die Stornierungsnummer wird automatisch definiert, wenn ein entsprechender Nummernkreis hinterlegt ist (siehe „Anlegen von Nummernkreisen“).
Status Pflichtfeld Hier kannst du den Stornierungsstatus hinterlegen, möglich ist „Entwurf“ und „Versendet“.
Datum Optional Hier kannst du das Stornierungsdatum hinterlegen.

3.4. Der Zahlungseingang

Auf dem Zahlungsdatensatz kannst du eingehende Zahlungen anlegen sowie Dateien hochladen (z. B. Zahlungsbelege) und Notizen hinterlegen. Folgende Felder findest du auf dem Zahlungsdatensatz:

Feld Typ Beschreibung
Name Pflichtfeld Nummer des Zahlungsdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung einer Zahlung vergeben.
Rechnung Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Rechnungsdatensatz.
Account Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Kundenaccount, der die Zahlung getätigt hat.
Datum Optional Hier kannst du das Zahlungsdatum hinterlegen.
Betrag Optional Hier kannst du den gezahlten Betrag hinterlegen.

3.5. Der Zuordnungsdatensatz

Den Zuordnungsdatensatz kannst du über die Schaltfläche „Zuordnung“ bearbeiten. Zudem findest du ihn in der Themenliste „Zuordnungen“ auf dem Rechnungsdatensatz.

Feld Typ Beschreibung
Name Auto-Nummer Nummer des Zuordnungsdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung vergeben.
Rechnung Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Rechnungsdatensatz.
Opportunity Produkt Formelfeld Verweist auf das entsprechende Opportunity Produkt.
Betrag Optional Hier kannst du den Netto-Betrag des abzurechnenden Opportunity Produktes hinterlegen.
Mehrwertsteuer Optional Zeigt die Mehrwertsteuer abhängig von der im Opportunity Produkt hinterlegten Angabe an.

Hinweis: Bei der zusätzlichen Verwendung von EasyFlow Projekte können einzelne Teilprojekte getrennt der Rechnung zugeordnet werden. Ein Teilprojektdatensatz erstellt sich dabei automatisch bei Projekterzeugung, die Feldwerte müssen nicht bearbeitet oder angepasst werden. Der Teilprojektdatensatz ermöglicht eine Projektabrechnung nach einzelnen Produkten. Hierdurch kann auch innerhalb eines Projektes nach Zeit und Pauschal abgerechnet werden, entsprechend der definierten Abrechnungsart je Teilprojekt, die aus dem Angebotsbelegposten übernommen wird.


3.6. Der Belegdatensatz

Der Belegdatensatz hat zwei Reiter: Verwandt und Details. Unter „Verwandt“-Reiter findet man sämtliche Themenlisten, sowie Notizen und Dateien wo du Dateien hochladen (z. B. Belege) und Notizen hinterlegen kannst. Unter dem „Detail“-Reiter findest du folgende Felder:

Feld Typ Beschreibung
Name Auto-Nummer Nummer des Belegsdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung eines Belegs vergeben.
Account Optional Verweist auf den entsprechen den Account.
Belegnummer Optional Hier kannst du die Belegnummer eintragen.
Status Pflichtfeld Hier kannst du den Belegsstatus definieren; verfügbare Belegsstatus sind Offen, Extrahiert, Bestätigt, Bezahlt, Storniert.
Begleichungsstatus Formelfeld Hier siehst du ein Icon entsprechend dem Status des Belegsdatensatzes, um den Zahlungsstatus anhand einer Visualisierung auf einen Blick erkennen zu können.
Datum Optional Hier kannst du das Datum der Belegsstellung definieren.
Fälligkeitsdatum Optional Hier kannst du das Fälligkeitsdatum des Beleges hinterlegen.
Betrag Optional Hier kannst du den Belegsbetrag (Netto) hinterlegen.
Mehrwertsteuer Optional Hier kannst du die Mehrwertsteuer als Betrag hinterlegen.
Gesamtbetrag Formelfeld Hier siehst du den Gesamtbetrag (brutto), berechnet aus Betrag zuzüglich der Mehrwertsteuer.
Beglichener Betrag Formelfeld Hier siehst du den bereits beglichenen Betrag, wenn ein Begleichungsdatensatz dem Beleg zugeordnet worden ist (siehe „Hinterlegung von Begleichungen“).
Offener Betrag Formelfeld Hier siehst du den offenen Betrag. Dieser berechnet sich aus Gesamtbetrag abzüglich des gezahlten Betrages.
Invertierter Offener Betrag Formelfeld Hier siehst du den invertierten offenen Betrag. Dieser berechnet sich aus Gesamtbetrag abzüglich des gezahlten Betrages.

3.7. Der Begleichungsdatensatz

Auf dem Begleichungsdatensatz kannst du getätigte Zahlungen zur Begleichung eines Beleges hinterlegen. Folgende Felder findest du auf dem Begleichungssdatensatz:

Feld Typ Beschreibung
Name Pflichtfeld Nummer des Begleichungssdatensatzes. Diese wird automatisch bei Erstellung einer Begleichung vergeben.
Beleg Pflicht Verweist auf den entsprechenden Belegssdatensatz.
Account Formelfeld Verweist auf den entsprechenden Account, dem der zu begleichende Beleg zugeordnet ist.
Datum Pflicht Hier kannst du das Zahlungsdatum hinterlegen.
Betrag Pflicht Hier kannst du den gezahlten Betrag hinterlegen.

4. Die operative Nutzung

In diesem Kapitel beschreiben wir dir, wie du den größten Nutzen aus EasyFlow Rechnungen ziehen kannst. Vor diesem Schritt ist es wichtig, dass du Produkte und eine Opportunity angelegt hast, die du abrechnen möchtest. Achte hierbei darauf, dass du deine Produkte einem aktiven Preisbuch hinzugefügt hast.

4.1. Automatische Generierung eines Rechnungsdatensatzes

> Erstelle eine neue Opportunity für einen Kundenaccount und füge dieser die Produkte hinzu, die du dem Kunden verkaufen möchtest. Hierzu kannst du beispielsweise auf den Reiter „Opportunity“ via „Neu“ den entsprechenden Kundenaccount im Feld „Accountname“ hinterlegen. Alternativ kannst du auch in der Themenliste deines Kundenaccounts auf „Opportunity“ und dann „Neu“ klicken.

> Befülle deine Opportunity mit den für dich relevanten Informationen und wähle eine Phase entsprechend deines Geschäftsprozesses aus.

> Anschließend kannst Du über die Themenliste „Produkte“ zunächst über das Drop-Down-Menü „Preisbuch auswählen“ anklicken.

> Wähle hier das entsprechende Preisbuch, in dem deine für das Projekt relevanten Produkte enthalten sind.

> Anschließend kannst du über „Produkte hinzufügen“ deine gewünschten Produkte auswählen. Wähle zum Bestimmen der Reihenfolge der Produkte für eine Opportunity in der Themenliste "Produkte" die Option Produkte sortieren“ aus.

> Alternativ kannst du auch ein Angebot erstellen und in der Themenliste "Angebotsbelegposten" über „Produkte hinzufügen“ dein Angebot erstellen. Du findest im Angebot automatisch deine Produkte, wenn du Opportunity Produkte im vorherigen Schritt hinzugefügt hast. Ansonsten kannst du über die Schaltfläche „Produkte hinzufügen“ auf dem Angebotsbelegposten deinem Angebot Produkte hinzugeben. Überprüfe anschließend, ob deine angebotenen Produkte in der richtigen Reihenfolge sind und sortiere sie gegebenenfalls über „Produkte sortieren“ um.

> Sobald du das Angebot synchronisierst, werden dann auch entsprechend die Opportunity Produkte angelegt.

> Wenn du das Angebot fertig erstellt und dem Kunden gesendet hast und dieser den Auftrag erteilt, kannst du die Opportunity Phase entsprechend umstellen. Standardmäßig löst „Closed Won“ die in den Phaseneinstellungen hinterlegte Automation zur automatischen Generierung eines Rechnungsdatensatzes aus. Falls du einen Rechnungsprozess hast, bei dem du mehrere Rechnungen erzeugen möchtest, kannst du weitere Phaseneinstellungen hinterlegen. Somit wird dann immer ein weiterer Rechnungsdatensatz erzeugt, wenn die entsprechend von dir konfigurierte Opportunity Phase erreicht ist. Ein Hinweis: Der weitere Rechnungsdatensatz erstellt sich nur, wenn alle bereits erstellten Rechnungsdatensätze nicht mehr im Status 'Entwurf' sind.

> Klicke nun auf den neu erstellten Rechnungsdatensatz in deiner Opportunity. Wenn du bei der Phaseneinstellung eine automatische Zuordnung der Rechnungspositionen eingestellt hast, werden diese automatisch in der angegebenen Höhe dem Rechnungsdatensatz zugeordnet. Wir empfehlen, dass du, wenn du die automatische Zuordnung verwendest und einen Prozess mit mehreren Teilabrechnungen hast, die letzte Rechnung immer zu 100% automatisch zuordnest um alle Positionen vollständig abzurechnen.

>Über die Schaltfläche „Zuordnung“ oben rechts auf dem Rechnungsdatensatz kommst du auf eine Oberfläche, auf der du Opportunity Produkte als Posten zur Rechnung hinzufügen kannst. Auch kannst du bestimmen, in welcher Höhe diese abgerechnet werden sollen. Das kannst du entweder direkt in dem Feld Betrag oder auch über das Feld "Zuordnung in Prozent" vornehmen. Der hier angegebene Wert wird dann, wenn du auf "Anwenden" klickst, auf alle Positionen angewendet. Dies ermöglicht eine flexible Teilabrechnung. Für den Fall, dass der von dir angegebene Wert in der Zuordnung den verbleibenden offenen Betrag übersteigt, wird einfach der verbleibende offene Betrag zugeordnet. Besser ist es aber, bei der letzten Teilabrechnung immer 100% einzutragen, um Rundungsproblematiken zu vermeiden.

> Wenn du einen Haken in das Feld neben dem entsprechenden Opportunity Produkt setzt, wird dieses zu deiner Rechnung hinzugefügt. Unter „Gesamtsumme“ siehst du die gesamte Nettosumme des Opportunity Produkts, unter „Offene Summe“ siehst du den verbleibenden offenen Betrag des Opportunity Produkts. In dem Feldbereich „Betrag“ wird dir standardmäßig die volle offene Summe angezeigt. Möchtest du einen geringeren Betrag abrechnen, klicke in den Feldbereich und trage eine andere Zahl ein. Drücke abschließend auf „Speichern“. Wenn du die Bearbeitung abrechen willst, ohne die Änderungen zu übernehmen, klicke auf „Abbrechen“.

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Hinweis: Solange auf der abzurechnenden Opportunity noch offene Beträge in den Opportunity Produkten sind, wird dir in der Oberfläche „Zuordnung“ der jeweilige Betrag angezeigt. Wenn du auf Ebene der Opportunity Produkte auf der Opportunity sehen willst, welcher Betrag bereits einer Rechnung zugeordnet ist, kannst du das Formelfeld "Zugeordneter Betrag" auf das Opportunity Produkt Layout einfügen.


Glückwunsch! Nun hast du deine Rechnung erstellt und kannst diese deinem Kunden zukommen lassen. 


Hinweis: Standardmäßig ist in Salesforce keine Dokumentenerstellung vorgesehen. Wir bieten mit cloudworx.compose eine Möglichkeit an, einfach Rechnungsdokumente mit allen relevanten Informationen und deinem Logo zu erstellen. Sprich uns einfach darauf an!


Jeden Schritt findest du auch noch einmal detailliert im folgenden Video erklärt:

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4.2. Hinterlegen von Zahlungseingängen

Wenn ein Kunde seine Rechnung bezahlt, kannst du einfach einen Zahlungsdatensatz anlegen. Gehe dazu am einfachsten auf deinen Rechnungsdatensatz und klicke in der Themenliste „Zahlungen“ auf „Neu“. Gib den bezahlten Betrag ein. Entspricht dieser dem Rechnungsbetrag, setzt sich deine Rechnung automatisch auf „Bezahlt“. Handelt es sich um einen offenen Betrag, ändert sich der Rechnungsstatus nicht und du kannst die Differenz im Feld „Offener Betrag“ einsehen.

So sieht das Ganze dann in der Praxis aus:

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4.3. Automatische Generierung von Mahnungen

Wenn eine Zahlung ausbleibt und die offene Rechnung ihr Fälligkeitsdatum überschreitet, erstellt sich automatisch ein Mahndatensatz entsprechend der in der Konfiguration hinterlegten Mahnstufen. Standardmäßig sind 0, 7 und 14 Tage nach Rechnungsfälligkeit eingestellt. Dem Standard folgend würden sich so insgesamt drei Mahndatensätze erstellen.


Hinweis: Standardmäßig ist in Salesforce keine Dokumentenerstellung vorgesehen. Wir bieten mit cloudworx.compose eine Möglichkeit, einfach Mahnungsdokumente mit allen relevanten Informationen und deinem Logo zu erstellen. Sprich uns einfach darauf an!


So sieht das Erstellen von Mahnungen in EasyFlow Rechnungen aus:

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4.4. Automatische Generierung von Stornierungen

Wenn du einen Rechnungsdatensatz auf „Storniert“ stellst, erstellt sich automatisch ein entsprechender Stornierungsdatensatz, in dem die Informationen der Rechnung übernommen werden.


Hinweis: Standardmäßig ist in Salesforce keine Dokumentenerstellung vorgesehen. Wir bieten mit cloudworx.compose eine Möglichkeit, einfach Stornierungsdokumente mit allen relevanten Informationen und deinem Logo zu erstellen. Sprich uns einfach darauf an!


Wie du in der Praxis einen Stornierungsdatensatz erstellst und die Stornierung versendest, erfährst du in den folgenden Videos:

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4.5. Hinterlegen von Belegen

Wenn du einen Beleg zur Zahlung, also zur Begleichung hinterlegen möchtest, kannst du einfach einen Belegsdatensatz anlegen. Gehe dazu am einfachsten auf den Reiter „Belege“ und klicke oberhalb der Listenansicht „Belege“ auf „Neu“. Du kannst einen Account zu dem dieser Beleg gehört sowie die Belegnummer und das Belegsdatum sowie das Fälligkeitsdatum hinterlegen. Ebenso kannst du den Betrag (Netto) und die Mehrwertsteuer eintragen. Anschließend kannst du noch in das Belegsdokument falls vorhanden in die Themenliste „Dateien“ hochladen. Wenn du fertig bist, kannst du den Status auf „Extrahiert“ oder „Bestätigt“ setzen. Nutze den Status „Extrahiert“, wenn du oder jemand anderes erst nochmal den Beleg prüfen möchte, bevor dieser bezahlt werden soll.

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Wenn du eine Begleichung hinterlegst (siehe „Hinterlegen von Begleichungen“ und der beglichene Betrag mit dem offenen Betrag übereinstimmt, stellt sich der Status des Beleges automatisiert auf „Bezahlt“.

4.6. Hinterlegen von Begleichungen

Wenn du eine Begleichung, also eine Zahlung eines Beleges hinterlegen möchtest, kannst du einfach in dem entsprechenden Belegsdatensatz einen Begleichungsdatensatz anlegen. Gehe dazu am einfachsten die Themenliste „Begleichungen“ und klicke in der Themenliste auf „Neu“. Hinterlege nun einfach das entsprechende Datum der Begleichung (Zahlung) sowie den Betrag und klicke auf „Speichern“. Wenn der Betrag mit dem entsprechenden offenen Betrag auf dem Belegdatensatz übereinstimmt, stellt sich der Status des Belegdatensatzes automatisch auf „Bezahlt“.

5. Reporting und Controlling

Eine zentrale Funktion von EasyFlow Rechnungen ist, dass du sämtliche rechnungsprozessrelevanten Informationen in Echtzeit nach beliebigen Parametern in Reports filtern und visuell in Dashboards dargestellt überwachen kannst. Zudem hast du auf Rechnungsebene eine aktuelle Übersicht über „Gesamtbetrag“ und „Gezahlte Beträge“ einer Rechnung.

5.1. Dashboard auf Rechnungsebene

Mit Installation von EasyFlow Rechnungen hast du auf dem jeweiligen Rechnungsdatensatz folgenden Bericht im Dashboard schnell im Blick.

Feld Beschreibung
Zahlungseingang Ermöglicht eine Übersicht zu gezahlten und offenen Beträgen der jeweiligen Rechnung.

5.2. Dashboards auf der Homepage

Typ Beschreibung
Offene Rechnungen Zeigt die Anzahl der aktuell offenen Rechnungen an.
Offene Rechnungen-Offener Betrag Zeigt die gesamte Summe der offenen Beträge der noch offenen Rechnungen an.
Überfällige Rechnungen Zeigt die Anzahl der aktuell überfälligen Rechnungen an.
Überfällige Rechnungen – Offener Betrag Zeigt die gesamte Summe der offenen Beträge der überfälligen Rechnungen an.
Versendete Rechnungen Zeigt die gesamte Summe der versendeten Rechnungen an.
Zahlungen Zeigt die gesamte Summe der erhaltenen Zahlungen an.

6. Fehlerbehandlung

Je vielfältiger die Funktionalität eines Systems, desto komplexer die Konfiguration. Dabei passieren Fehler. Ein zentraler Fokus von EasyFlow Rechnungen ist es, Nutzer bei der Analyse von auftretenden Konfigurationsfehlern bestmöglich zu unterstützen und Eingabefehler direkt zu vermeiden.

Bei Fehlern durch Fehleingaben oder Verbindungsproblemen erhält der Nutzer einen entsprechenden Hinweis.

Wird kein Hinweis auf einen Fehler ausgegeben, kann grundsätzlich davon ausgegangen werden, dass die ausgelöste Aktion erfolgreich war.

Angezeigte Fehlermeldungen entstammen dabei teilweise der Applikation EasyFlow Rechnungen (durch bspw. Validierungen bei Dateneingabe) oder Salesforce selbst.

Im Folgenden findest du Fehlermeldungen, die durch die Applikation EasyFlow Rechnungen angezeigt werden können und die dazugehörigen Lösungsmöglichkeiten:

Fehlermeldung Lösung
Phase ist ungültig. Bitte existierende und aktive Opportunityphase eintragen. Wenn die Phaseneinstellung hinterlegt wurde aber kein entsprechender Picklist Value für das Feld „Phase“ auf dem Opportunity Objekt hinterlegt und aktiv ist.
Lizenz fehlt. Weisen Sie dem entsprechenden Benutzer eine Easyflow-Lizenz zu und versuchen Sie es erneut. Hier wurde in den Benachrichtigungseinstellungen ein Nutzer hinterlegt, dem keine entsprechende EasyFlow Lizenz zugewiesen wurde. Gehe über "Setup" > "Installierte Pakete" > bei "EasyFlow Rechnungen" auf "Lizenzen verwalten" und weise dem Nutzer eine Lizenz zu.
Feldname ist ungültig. Bitte geben Sie einen gültigen Entwicklernamen eines bestehenden Feldes auf Ebene des Opportunity-Produktes ein. Hier hast du in dem Konfigurationsdatensatz einen Mehrwertsteuerfeldnamen angegeben, der nicht dem API-Feldnamen des Mehrwertsteuerfeldes auf dem Opportunity Produkt entspricht. Bitte gehe über „Setup“ > „Objekt Manager“ > „Opportunity Produkt“ > „Bearbeiten“ auf „Felder und Beziehungen“ und überprüfe den API Namen.
Feldtyp ist ungültig. Nur Felder des Typs "Prozent" erlaubt. Bitte achte darauf, dass das Mehrwertsteuerfeld auf dem Opportunity Produkt dem Feldtyp „Prozent“ entspricht. Bitte gehe über „Setup“ > „Objekt Manager“ > „Opportunity Produkt“ > „Bearbeiten“ auf „Felder und Beziehungen“ und überprüfe den Feldtyp.
Zur Wahrung der GoBD-Konformität dürfen keine Änderungen nach Versand der Rechnung vorgenommen werden. Hier ist die Rechnung bereits im Status „Versendet“ und dein EasyFlow Administrator hat in der Konfiguration GoBD-Konformität hinterlegt. Hast du einen Fehler in der Rechnung, storniere diese und erstelle einen neuen, korrigierten Rechnungsdatensatz.
Nummernkreis bereits definiert. Für jedes Objekt darf nur ein Nummernkreis definiert werden. Bitte überprüfe, ob du nicht bereits einen Nummernkreis für das Objekt hinterlegt hast. Gehe dazu auf den Reiter „Nummernkreise“ und wähle die Listenansicht „Alle“.
Falsche Variable. Als Variablen dürfen ausschließlich die Datumsvariablen {YYYY}, {YY}, {MM}, {DD} sowie die Zählvariable {0} verwendet werden. Die Anzahle der 0en in der Zählvariable kann frei gewählt werden. Hier hast du versucht, einen nicht unterstützen Variablentyp in die Nummernkreislogik einzubauen.
Doppelte Variable. Jede Variable darf im Muster nur einmal verwendet werden. Hier wiederholst du dich im Muster deines Nummernkreises, bitte überprüfe nochmal deine Eingabe und passe gegebenenfalls deinen Eintrag an.

Sollte eine Fehlermeldung unklar sein, empfehlen wir den für die Installation verantwortlichen Salesforce-Administrator zu Rate zu ziehen.